Signet

Spurt og svarað

Signet

drop down icon

Til þess að senda skjal i undirritun ferð þú inn á signet.is, skráir þig inn með rafrænum skilríkjum þar sem þú getur hlaðið inn PDF skjali og skráð undirritendur.

Hægt er að skrifa skilaboð með tilkynningunni sem fer á netfang undirritenda og þú getur einnig valið að senda tilkynningu í SMS-i.

Texti með undirritun er hægt að nota til þess að taka fram í hvaða hlutverki undirritandi er, t.d. hvort hann undirritar fyrir hönd fyrirtækis.

drop down icon

Já, hægt er að senda skjöl í undirritun á einstaklinga sem eiga rafræn skilríki frá Evrotrust. Lista yfir lönd sem Evrotrust styður við útgáfu rafrænna skilríkja má finna hér.

Áður en hægt er að senda skjal í undirritun á erlendan einstakling, þarf erlendi einstaklingurinn að sækja rafræn skilríki frá Evrotrust og skrá sig einu sinni inn á vef Signet. Til að senda skjal í undirritun notar sá sem sendir skjalið í undirritun símanúmer skilríkjahafa, sem notað var við skráninguna á skilríkinu.

Undirritandi getur fengið útgefin rafræn skilríki frá Evrotrust með því að sækja Evrotrust appið á Apple App Store eða Google Play Store og mynda vegabréfið sitt og andlit með myndavélinni á símanum.

Nánari leiðbeiningar geta undirritendur fundið með því að velja Nýskráning hjá Evrotrust á innskráningarmynd Signet.



Þegar undirritandinn hefur fengið sér rafræn skilríkin og skráð sig inn í Signet er hægt að senda undirritanda skjal. Skjalið er sent með því að velja Evr og stimpla inn símanúmer. Athugið að símanúmerið þarf að vera með landsnúmeri (til dæmis +354 fyrir Ísland).





drop down icon

Ef þú átt ekki rafræn skilríki frá Auðkenni og kemst ekki á afgreiðslustað Auðkennis til þess að fá ný rafræn skilríki þá getur þú sótt rafræn skilríki frá Evrotrust.

Til að frá útgefin rafræn skilríki frá Evrotrust þarftu að sækja Evrotrust appið á Apple App Store eða Google Play Store og mynda vegabréfið þitt og andlit með myndavélinni á símanum.

Nánari leiðbeiningar getur þú fundið með því að velja Nýskráning hjá Evrotrust á innskráningarmynd Signet.



Þegar þú hefur fengið útgefin rafræn skilríki í appinu frá Evrotrust þarftu að skrá þig inn á Signet með því að setja inn símanúmerið sem þú notaðir fyrir Evrotrust skráningarferlið í Signet innskráningunni.

Þegar þú skráir þig inn á Signet færðu skilaboð um að mælt sé með því að bæta við rafrænum skilríkjum með kennitölu.

Þegar þú hefur fengið nýtt skilríki með kennitölu getur þú skráð þig inn í Signet með skilríkinu sem inniheldur kennitöluna þína og nálgast skjöl sem þér hafa verið send í undirritun.



1. Veldu Sign for free
2. Veldu rafræna skilríkið með kennitölu (personal ID number included)
3. Settu inn PIN númerið þitt til að staðfesta

Þegar þú hefur skráð þig inn á Signet getur þú skoðað skjölin þín undir Yfirlit skjala. Smelltu á undirrita aðgerðina til að skoða og undirrita skjalið.



Til að undirrita skjalið, smelltu á Undirrita hnappinn.



1. Veldu Sign for free
2. Settu inn PIN númerið þitt til að staðfesta




Skjalið hefur verið undirritað. Mælt er með að þú vistir skjalið í tölvunni/símanum þínum þar sem skjölum er eytt úr Signet eftir 90 daga.

drop down icon

You can get digital certificates from Evrotrust by getting the Evrotrust app on Apple App Store or Google Play Store and take a photo of your passport and face with the phone’s camera.

More instructions can be found by choosing Register with Evrotrust on Signet's login page.



When you have your digital certificates in the app from Evrotrust, you need to login to Signet entering the phone number you used for the Evrotrust registration on the Signet's login page.



1. Choose Sign for free
2. Select your certificate
3. Type in your PIN to confirm

Complete the registration in Signet by accepting the terms & conditions and privacy policy and click Register.



When you’ve completed the registration with Evrotrust and to Signet, documents can be sent to you for digital signature by using your phone number or ID number.

When you've received a signature request for a document, you can view and sign the document with your Evrotrust certificates. For more information see How do I sign a document in Signet with Evrotrust certificate?

drop down icon

Before you can receive signature requests from Signet, you must get digital certificates and register to Signet according to How do I register and sign documents with digital certificates from Evrotrust?

When you get document to be signed in Signet, you will get an email with a direct link to the document.



To open and view the document click “View and sign” button in the email notification and authenticate to Signet with your phone number



1. Choose Sign for free (note that you‘re not signing the document in this step but authenticating to view the document)
2. Select your certificate
3. Type in your PIN to confirm

When you've logged in, you can view and sign the document.



Click the "Sign" button to sign the document.



1. Choose Sign for free
2. Type in your PIN to confirm

The document has been signed successfully. It’s recommended to download the document and save it on your computer/phone because it will be deleted from Signet in 90 days.

drop down icon

Your Evrotrust ID / Personal ID Number can be used to send documents to you in Signet. You can either find this information in Signet or in the Evrotrust app.

Signet
1. Go to Signet's login page.
2. Login with your Evrotrust certificates
3. Choose the menu in the upper right corner
4. Choose Your registration





Evrotrust app

1. Open the Evrotrust app in your phone.
2. Choose Certificates
3. Select the Certificate that you will use to sign documents in Signet
The number below Personal ID Number is your Evrotrust ID.



drop down icon

Nei, ekki er hægt að gera breytingar á skjalinu eftir að undirritunarferlið er hafið.

Hins vegar er hægt að hlaða niður skjalinu með þeim undirritunum sem þegar hafa verið gerðar og senda það aftur í undirritun til þeirra sem bæta á við.

drop down icon

Undirritun er tengd ákveðnum einstakling út frá rafrænum skilríkjum.

Þannig getur eingöngu handhafi skilríkisins undirritað.

drop down icon

Nei, það er engin takmörk á því hve margir undirritendur eru á hverju skjali.

drop down icon

Signet styður alla helstu vafra sbr. Chrome, Safari, Internet Explorer, Firefox og Opera hvort heldur um er að ræða tölvur eða snjalltæki.

drop down icon

Smelltu hér til að sjá persónuverndarstefnu Signet

Skilríki

drop down icon

Signet býður eingöngu upp á rafrænar undirritanir með rafrænum skilríkjum útgefnum af Auðkenni eða Evrotrust.

Signet styður skilríki í síma, appi og á korti.

drop down icon

Signet styður skilríki sem gefin eru út af Auðkenni eða Evrotrust.

Einstaklingar með íslenska kennitölu geta fengið útgefin rafræn skilríki frá Auðkenni í síma, appi eða á korti. Sjá nánari upplýsingar á vef Auðkenni.

Hjá Evrotrust geta einstaklingar frá yfir 50 löndum fengið útgefin skilríki í appi með sjálfskráningu. Sjá nánari leiðbeiningar í Styður Signet undirritanir frá erlendum aðilum?

Rafrænar undirritanir

drop down icon

Já, fullgildar rafrænar undirritanir eru löglegar. Þær standast kröfur laga nr. 55/2019 til fullgildra undirritana og jafngilda hefðbundinni undirritun með penna.

drop down icon

Mikilvægt er að notandi velji rétta undirritun hverju sinni sem byggir á eðli skjalsins, lagalegu vægi þess og áhættu. Þar sem rangt val gæti haft lagalegar eða fjárhagslegar afleiðingar er öruggara að velja fullgilda undirritun.

Hvenær á að nota létta undirritun (Signet Signatures Light)?

Létt undirritun getur átt við þar sem ekki er gerð krafa um fullgilda undirritun. Þegar skjöl þurfa einfaldlega að sýna fram á að einstaklingur hafi lesið, samþykkt eða tekið afstöðu til efnis án þess að um lagalega skuldbindandi samning sé að ræða. Það er á ábyrgð notandans að meta hvort hún henti í hverju tilviki fyrir sig.

Dæmi um notkun:

  • Fundargerðir
  • Breytingaviðaukar eða viðbætur án nýrra skuldbindinga
  • Innri samþykktir innan fyrirtækja eða stofnana
  • Skýrslur, staðfestingar og yfirlýsingar án lagalegra afleiðinga

Hvenær á að nota fullgilda undirritun (Qualified Signature)?

Þegar um er að ræða skuldbindingar eða lagalegt vægi skjalsins skipta máli.

Dæmi um notkun:

  • Lagalega bindandi samningar og skuldbindingar
  • Skjöl til opinberra aðila eða eftirlitsstofnana
  • Önnur skjöl eða yfirlýsingar sem hafa réttaráhrif

Sjá nánar Hver er munurinn á fullgildri og léttari undirritun?

drop down icon

Þegar skjöl eru send í undirritun í Signet Team getur notandi valið á milli fullgildrar eða léttari undirritunar.

Til að senda skjöl í léttari undirritun þarf fyrst að virkja þann mögulega - sjá leiðbeiningar: Hvernig sendi ég skjöl í létta undirritun?

Helsti munurinn:

Fullgild undirritun:

  • Uppfyllir tæknilegar og lagalegar kröfur um fullgildar undirritanir.
  • Jafngildir undirritun á pappír.
  • Undirritunarbeiðni staðfest með rafrænum skilríkjum.
  • Hægt er að sannreyna skjal í Acrobat eða á vefsíðum aðila með bjóða upp á sannreyningarþjónustu

Léttari undirritun:

  • Auðkenningarbeiðni með rafrænum skilríkjum.
  • Auðkenning er vistuð og tímpstilmpluð með fullgildum tímastimpli.
  • Auðkenningin inniheldur tilvísun í skjalið og skjalið er innsiglað með búnaðarskilríki Signet.
  • Hægt er að sannreyna skjalið á vef Signet Signatures.
  • Uppfyllir ekki kröfur laga um fullgilda rafræna undirritun.

Sjá nánar Hvernig vel ég rétta tegund undirritunar?

drop down icon

Fullgildar undirritanir með Signet Signatures eru langtíma undirritanir, þannig að þær innhalda öll sönnunargögn sem þarf til að sannreyna undirritunina. Undirritanirnar eru því enn í fullu gildi þó svo að skilríki þín hafi runnið út eftir að undirritunin var framkvæmd.

Öryggi

drop down icon

Smelltu hér til að sjá persónuverndarstefnu Signet

Signet Team

drop down icon

Hægt er að velja á milli tveggja leiða fyrir aðgangsstýringu að Signet Team:

  • Aðgangsstýring með umboðum í Signet Login - sjá nánar
  • Aðgangsstýring með Microsoft Azure AD - sjá nánar

drop down icon

Hægt er að hafa eftirfarandi tegundir aðganga:

  • Starfsmannaaðgangur: Hver notandi sendir skjöl fyrir sig. Skjöl sem send eru frá starfsmannaaðgangi er ekki deilt með öðrum notendum.
  • Teymisaðgang: Sameiginlegt vinnuborð þar sem margir notendur vinna saman í sameiginlegum skjalalista. Hægt er að vera í mörgum teymum.
  • Stjórnunaraðgangur: Veitir yfirsýn fyrir fyrirtækið og teymi, stillingar og aðgangsstýringu.
  • Skýrsluaðgang: Veitir yfirlit yfir notkun fyrirtækisins, niður á einstaka notendur og teymi.

Notendur skrá sig inn á team.signet.is með annaðhvort Signet Login eða Microsoft, eftir því hvor aðgangsstýringin er valin, og velja þar þann aðgang sem þau vilja skrá sig inn á hverju sinni. Auðvelt er að skipta á milli aðganga eftir innskráningu.

drop down icon

Notendur með stjórnunaraðgang hafa heimild til að bæta við notendum og stjórna teymum.

Hverjir geta veitt aðgang?

Til að veita aðgang að Signet Team þarf að vera:

  • Prókúruhafi fyrirtækisins, eða
  • Einstaklingur með aðgang að heimabanka fyrirtækisins

Þessir aðilar geta séð um aðgangsstýringuna sjálfir eða veitt öðrum notendur aðgang að stjórnunaraðgangi.

Hvernig er aðgangur veittur?

  • Prókúruhafi skráir sig inn á Signet Team og hefur sjálfkrafa stjórnunaraðgang.
  • Einstaklingur með heimabankaaðgang þarf fyrst að staðfesta tengsl við fyrirtækið með því að fá rafrænt skjal sent í heimabanka fyrirtækisins.

Notandi með stjórnunaraðgang skráir sig inn á team.signet.is, velur stjórnunaraðgang og getur þar úthlutað aðgangsheimildum til notenda.

drop down icon

Þegar aðgangsstýring fer fram í gegnum Microsoft Azure AD eru settir upp öryggishópar (security groups) sem samsvara aðgöngum í Signet Team.

  1. Ef öryggishópur er ekki til, þarf að setja upp öryggishópa í Azure AD fyrir aðgang (t.d. stjórnunaraðgangur, skýrslur, starfsmenn, teymi) – framkvæmt af Microsoft kerfisstjóra.
  2. Bæta við notendum í viðeigandi öryggishóp ef því hvaða aðgang þeir eiga að hafa – framkvæmt af Microsoft kerfisstjóra.
  3. Tengja hvern öryggishóp við viðeigandi teymi eða aðgang í Signet Team – framkvæmt á stjórnunaraðgangi.
    1. Öryggishópar fyrir stjórnunaraðgang, skýrsluaðgang og starfsmannaaðgang eru stilltir undir stillingum fyrirtækisins.
    2. Fyrir teymi er hópurinn skráður í reitinn Azure AD Group ID í stillingum teymisins.

Ef tenging við Microsoft Azure AD er ekki þegar virkjuð, hafðu þá samband við okkur við aðstoð.

drop down icon

Á stjórnunaraðgangi er hægt að stilla sjálfvirka vistun skjala með eftirfarandi leiðum:

  • SharePoint
  • Signet Transfer
  • Tölvupósti

Þetta er stillt með því að skrá sig inn á stjórnunaraðgang Signet Team, velja teymisaðganginn og velja úr möguleikunum undir Sjálfvirk vistun skjala.

Einnig er hægt að stilla slóð á endapunkt (e. callback url) fyrir vefþjónustutengingu með því að haka við Senda stöðubreytingar á endapunkt. Kerfið sér um að senda tilkynningar um stöðubreytingar skjala á þessa slóð.

drop down icon

Til að nota léttari undirritun þarf fyrst að virkja möguleikann í Signet Team. Það getur aðeins aðili með stjórnunaraðgang gert.

Skref til að virkja léttari undirritun á stjórnunaraðgangi:

  1. Skráðu þig inn á Signet Team
  2. Veldu Stjórnunaraðgangur
  3. Veldu Leyfa léttari undirritanir
  4. Vistaðu stillingar
  5. Staðfestu breytinguna með rafrænum skilríkjum

Nú geta allir notendur fyrirtækisins byrjað að senda skjöl í léttari undirritun með því að velja Létt undirritun í stillingum þegar skjalið er sent.

Sjá nánar:

drop down icon

Hægt er að velja staðsetningu undirritunarstimpilsins í skjali fyrir sérhvern undirritanda.

Staðsetning undirritana er valin með því að virkja Stillingar og haka við Stýra staðsetningu. Þá birtist felligluggi með fyrirfram ákveðnum reitum og reitur fyrir númer blaðsíðu.



Til þess að láta undirrituninarstimpilinn birtast á öftustu blaðsíðunni í skjalinu getur þú sett inn gildið 0 sem blaðsíðu.

Athugaðu að ekki er hægt að setja inn texta með undirritun þegar staðsetning undirritunar er valin.

Hér getur þú sótt skjal með yfirskrift fyrir staðsetningu undirritana á Word formi.

drop down icon

Þessa virkni er að finna í Signet Team.

Skoðunaraðilar hafa lesaðgang að skjalinu í Signet, geta hlaðið því niður og fylgst með stöðu þess, þ.e. hvaða undirritendur hafa undirritað skjalið.

Skoðunaraðila er bætt við með því að virkja Stillingar og haka við Leyfa skoðunaraðila. Þá birtist takki til þess að bæta við skoðunaraðila.